قبض انبار
قبض انبار یا قبض رسید و تحویل کالا به انبارعبارت است از سندی که تحویل گیرنده کالا ( انباردار) به موجب آن تحویل یا رسید کالایی را با مشخصات خاصی ازتحویل گیرنده درتاریخ ورود معینی گواهی می نماید.
طبق مفاد قانون امور گمرکی و آیین نامه اجرایی آن هر کالایی که به اماکن گمرکی یا انبارهای گمرکی تحویل می گردد باید بلافاصله دردفاتر مربوطه انبارثبت و برای هر ردیف ( آرتیکل ) فهرست کل بار ( مانیفست) یا اظهارنامه یا پروانه یا صورتمجلس ضبط یا بارنامه، قبض انبار جداگانه صادرو به تحویل دهنده کالا تسلیم گردد.
سازمان بنادر ودریانوردی و گمرک ایران در برخی موارد وظایف خدمات انبارداری خود را حسب قانون امور گمرکی ودر اجرای اصل 44 قانون اساسی، با عقد قرارداد لازم به شرکت های خصوصی واجد شرایط واگذار نموده اند و به همین لحاظ قبوض انبار از لحاظ شکلی و محتوایی دارای فرم استاندارد و یکنواختی نبوده ولی در کلیه موارد مشخصات عمومی ذیل می بایست در آنها لحاظ گردد:
• شماره ردیف دفترانبار
• شماره بارنامه
• مرز ورودی
• شماره قبض انبار
• شماره انبار
• شرکت حمل کننده
• نام صاحب کالا
• علامت کالا
• نوع کالا
• نوع بسته
• تعداد
• وزن کالا باظرف
• تاریخ تحویل کالا
• و……………
قبض انبارپس از ورود کالا به انبار و صورت برداری و کنترل و تطبیق کالا با اسناد حمل و تحویل و بالاخره صدور برگ بارشماری ( تالی) و تنظیم و تکمیل صورتمجلس اضافه یا کسر تخلیه ( موضوع ماده 28 قانون امور گمرکی ) صادرمی گردد.
قبض انبار پس از صدور به شرکت مسئول حمل و نقل تحویل تا از آن طریق به صاحت کالا ( گیرنده کالا) تحویل گردد.
لازم به توضیح است که در گمرکات مناطق آزاد و ویژه اقتصادی، قبض انبار قابل معامله تفکیکی نیز مورد استفاده قرار می گیرد.

فاکتور
فاکتور، سیاهه خرید یا صورتحساب فروش کالاست که پس از اخذ وجه موضوع پروفرما توسط فروشنده و یا اطمینان از انجام ثبت سفارش و گشایش اعتباربانکی توسط فروشنده صادرو به همراه سایر اسناد لازم ( طبق توافق مندرج درپروفرما) از جمله گواهی مبدأ، صورت عدل بندی، بارنامه و ….. جهت خریدار یا از طریق بانک خود به بانک گشایش کننده ارسال می گردد. فاکتور یکی از اسناد اصلی و مهم برای ترخیص کالا در گمرک نیز حائزاهمیت است.
مشخصات یک فاکتور تا حدود زیادی با مشخصات پروفرما مطابقت دارد. فقط درپروفرما شرایطی منظور شده که ممکن است در فاکتور منظورنگردد. ضمناً درفاکتور به اطلاعاتی اشاره می شود که در موقع صدور پروفرما مشخص نشده است همانند شماره ثبت سفارش، شماره اعتبار اطلاعات مندرج دریک فاکتور عبارت اند از:
• عنوان فاکتور
• تاریخ فاکتور
• کد کالا
• بندرخروج کالا
• شماره بیمه نامه
• شماره اعتباراسنادی
• علامت کالا
• بانک گشاینده اعتبار
• قیمت کالا ( واحد و کل)
• نوع قرارداد ( شرایط خرید )
• وزن خالص
• وزن ناخالص
• کشور سازنده
• مشخصات کالا
• شرایط تحویل
• شرایط پرداخت
• شماره سفارش یا قرارداد
• و……

پیش فاکتور
در اصطلاح بین المللی به پیش فاکتور Proforma  Invoice  می گویند و سندی است که فروشنده پس ازمذاکرات و مکاتبه اولیه طبق عرف تجارت با توافق قبلی خریدار جهت تأیید سفارش خریدار صادر و با توجه به این سند، خریدار قادر خواهد بود مجوزهای ثبت سفارش یا گشایش اعتبار را در کشور متبوعه خویش فراهم سازد.
پروفرما درواقع یک توافق مقدماتی معتبر قرارداد فروش قبل از مبادله پول و کالا می باشد. اطلاعات مندرج در یک پروفرما که متعاقباً صورتحساب فروش (فاکتور) برمبنای آن صادر می گردد، بایستی کلیه شرایط و توافقات فی مابین فروشنده و خریدار در آن درج شده باشد. در واقع پیش فاکتور سندی است که به موجب آن فروشنده شرایط پیشنهادی فروش کالای خودرا برا اساس قرار داد ویا توافق به عمل آمده به اطلاع خریدار می رساند و خریدار پس از مطالعه و بررسی قرارداد و پیش فاکتور و شرایط فروش مندرج در آن تصمیم به خرید کالا گرفته و یا در خواست تغییریا اصلاح پیش فاکتور را می نماید.
آشنایی با اصطلاحات و اطلاعات مندرج دریک پروفرما و رعایت اصول و شرایط مورد نظرجهت از هرگونه ادعاهای بعدی و مغایرت ها جلوگیری خواهد نمود. در صورتی که معامله بر اساس پیش فاکتور صورت گرفته باشد، این سند جزء اسناد و مدارک لازم ( برحست ضرورت ) برای ترخیص کالا از گمرک می باشد.
اطلاعات مندرج در یک پیش فاکتورعبارت انداز:
•    نام و آدرس و مشخصات فروشنده
•    شرح کالا
•    تعدادکالا
•    قیمت واحد و قیمت کل
•    وزن کالا ( خالص و نا خالص )
•    تعداد و نوع بسته بندی
•    بندربارگیری کالا
•    بندرتخلیه
•    نحوه حمل
•    نوع وسیله حمل
•    زمان حمل کالا
•    نام بانک گشایش کننده اعتبار
•    نوع ارز
•    نوع پرداخت
•    زمان اعتبارپروفرما  ( یعنی تا چه مدتی این سند می تواند مورد استفاده قرار گیرد)
•    تعهد فروشنده مبنی بر اینکه مندرجات پیش فاکتورصحیح بوده و قیمت ها ثابت است و هیچگونه تبانی با اشخاص ذی نفع یا  ثالث درارتباط با این پیش فاکتور انجام نگرفته و نخواهد گرفت.
•    کد کالا در کشور محل سفارش ( تعرفه گمرکی)
•    شماره و تاریخ صدور پروفرما
•    و…….

فهرست عدل بندی(بسته بندی)
زمانی که تنوع بسته بندی ویا اینکه محتویات بسته ها مغایر و یا مختلف باشند، ارائه لیست عدل بندی به گمرک ضروری می باشد. در غیراینصورت گمرک مکلف است کلیه بسته ها را باز نموده و بازرسی نماید.
Packing  List  معمولاً توسط فروشنده و یا فرستنده کالا تهیه می گردد لیکن شرکت های تخصصی نیز وجود دارندکه به امر بسته بندی کالا مبادرت نموده وفهرستی از محتویات بسته ها و نوع بسته ها را تهیه می نمایند.
زمانی که کالا یکنواخت یعنی بسته بندی کالا از نظر ظاهر و محتویات یکسان باشند و این موضوع در فاکتور فروش کالا نیز به صراحت قید شده باشد ویا اینکه کالا به صورت باز وقابل رؤیت وارد و به گمرک اظهار شود نیازی به ارائه لیست عدل بندی نمی باشد.
اطلاعاتی که در متن فهرست عدل بندی ( Packing  List) درج می شود عبارت اند از:
•    تعداد بسته
•    تعداد ارقام هربسته
•    نوع بسته بندی
•    اندازه کالا
•    وزن خالص و ناخالص
•    مشخصات سفارش و فاکتور
•    و……..
فهرست عدل بندی کالا از جمله اسنادی است که در ارزیابی دقیق کالا توسط مأموران گمرکی بسیار اهمیت دارد.

ترخيصيه
ترخیصیه ( دستورتحویل یا اجازه تحویل ) سند یا حواله تحویل کالا به صاحب آن یا عبوردهنده است که از سوی متصدی حمل ویا نماینده وی به عنوان گمرک با رعایت ضوابط و مقررات مربوطه صادرمی گردد.
صاحب کالا یا نماینده قانونی وی که می خواهد کالا را از گمرک ترخیص کند، باید از طرف امانت دهنده کالا یعنی مؤسسات حمل و نقل ( زمینی، هوایی و دریایی) حواله نامه ای به عنوان گمرک ارائه نماید که به موجب آن، مؤسسه حمل ونقل اجازه می دهد صاحب کالا یا نماینده وی، آن کالا را از گمرک تحویل گیرد.
ترخیصیه درواقع نوعی مفاسا حساب شرکت حمل با وارد کننده ( صاحب کالا) بوده و به موجب آن شرکت حمل کننده با تحویل قبض انبارکالای وارده به صاحب کالا بلامانع بودن تحویل کالا را از نظرخود به گیرنده مندرج در ترخیصیه به گمرک اعلام می دارد.
اطلاعات مندرج درترخیصیه نیز همانند قبض انبار ازمفاد بارنامه یا مانیفست استخراج می شود.
اطلاعات مندرج دریک ترخیصیه بشرح زیرخواهد بود:
•    مشخصات گیرنده
•    نام کشتی
•    شماره بارنامه و تاریخ صدور
•    بندربارگیری
•    بندرتخلیه
•    تعداد و نوع بسته بندی
•    شرح کالا
•    وزن خالص
•    نام شرکت کشتیرانی با مؤسسه حمل ونقل
•    مشخصات وسیله حمل
•    شماره فهرست کل بار
•    و……….

بارنامه
بارنامه عبارت است از سندی که حمل کننده یا نماینده وی پس از وصول کالا صادرمی کند و حاکی از حمل کالای مورد معامله از یک نقطه به نام مبدأ به نقطه دیگری به نام مقصد با وسیله نقلیه مورد توافق مانند کشتی و یا ترکیبی از آن ها در مقابل دریافت کرایه حمل، می باشد. بارنامه سندی است که دلالت برقرارداد حمل، تحویل و بارگیری و مالکیت کالا دارد و قابل معامله و قابل انتقال می باشد و اصلی ترین سند در تجارت بین المللی کالاست.
بارنامه قابل امضاء و پشت نویسی است و با توجه به نوع وسیله حمل تعیین می شود. به عبارت دیگر انواع بارنامه ارتباط کامل با انواع شیوه های حمل ونقل دارد.نوع بارو نظر صاحب کالا دررابطه با شیوه حمل ونقل مؤثراست و بر این اساس بارنامه های متفاوت وجود دارد که جزء اسناد حمل تلقی می شوند.
بارنامه حاوی اطلاعتی به شرح ذیل می باشد:
•    شماره بارنامه
•    نام و آدرس حمل کننده
•    نام و آدرس گیرنده کالا
•    نوع وسیله حمل
•    نام محل بارگیری یا مبدأ
•    نام محل تخلیه یا مقصدکالا
•    نوع بسته بندی و تعداد بسته ها
•    شرح کالا
•    ابعاد کالا
•    وزن کالا
•    نحوه پرداخت کرایه حمل
•    شماره اعتبار اسنادی
•    تاریخ حمل و صدوربارنامه
•    و……..

مانيفست
مانیفست، فهرست کل بار یا محموله را می گویند. فهرست کل بارشامل بار حمل شده در یک وسیله ی واحد نقلیه است.
فهرست کل بار یا محموله شامل مشخصات تجاری کالا است. این مشخصات شامل شماره سند حمل، فرستنده، گیرنده،تعداد و نوع بسته ها، شرح و مقدارکالااست.
مانیفست در حکم اظهارنامه بارنیز می باشد و بسیاری از کشورها از این سند به عنوان اظهارنامه باراستفاده می شود. هرمحموله تجاری که از طریق مرزهای هوایی، دریایی و زمینی وارد قلمرو گمرکی می شود، باید برای آن ، نسخه ای مانیفست ارائه شود، این سند دلالت برآن دارد که کالا از گمرک خانه دریک کشور بارگیری و حمل شده و در طول راه به آن چیزی اضافه یا از آن کسر نشده ، مگر این امر به موجب مانیفست نشان داده شده باشد.
در مانیفست مشخصات بارنامه های یک وسیله حمل بطور اختصار درج شده و لذا هرردیفی در این فهرست، مربوط به یک بارنامه خاص می باشد.
مانیفست یا فهرست کل بارنباید دارای خط خوردگی و اصلاح باشد. به طورکلی مانیفست یا فهرست کل بار، مشخصات کلی کالا ( تعداد بسته ها، تعداد نگله ها و……) را نشان می دهد و تأکید اصلی روی بسته ها است.
در گمرکات اجرایی از روی مانیفست و بارنامه، اطلاعات مندرج درقبض انبار و ترخیصیه را استخراج می نمایند.

گواهی مبداء
گواهی مبدأ سندی است که کشور تولید کننده ( سازنده ) کالای مورد نظررا مشخص می نماید. این سند توسط اتاق بازرگانی کشور صادر کننده کالا ( کشور فروشنده ) و طبق فرمی که توسط اتاق بازرگانی بین المللی ( ICC ) توصیه شده صادر می گردد.کشورسازنده و مبدأ کالا را قبلاً کشور تولید کننده نهائی کالا بشمار می آوردند ولیکن با رونق ضوابط سازمان جهانی تجارت ( WTO) و طبق قواعد تعیین مبدأ کالا در حال حاضر تعیین مبدأ کالا برپایه تغییرات و مراحل تکمیل کالا و با توجه به تغییرات و مشخصات تعرفه بندی و کد سیستم هماهنگ شده کالا انجام می پذیرد.
از نقطه نظرکاربرد این سند باید متذکرشد که در بازرگانی بین المللی ، بعضی دولت ها در روابط فی مابین برای کالاهای تولید شده در کشورهایشان ( طرف ها خودضابطه مربوط به تشخیص کالاهای تولید شده در یک کشور را تعیین می کنند) مزایایی به صورت تخفیف دراخذ حقوق ورودی یا کلاً معافیت از آن، برای یکدیگر قائل می شوند. به منظور اینکه وارد کننده کالا ازاین مزایا سوء استفاده ننماید و کالای کشور دیگری را به نام کشور برخوردار از این مزایا وارد نکند، ارائه گواهی مبدأ کالای وارداتی می تواند از نرخ های تعرفه ترجیهی یا معافیت برخوردار گردد یا خیر؟
درقرارداد های پایاپای نیز می توان ازان گواهی استفاده کرد و بر پایه آن مبدأ کالاهای مبادله شده میان کشورهای طرف قراردادها را مشخص ساخت.
سازمان جهانی گمرک، گواهی یا گواهینامه مبدأ را به شرح ذیل تعریف می کند:
« عبارت است از سند خاص شناسایی کالاها که در آن مقام یا ارگان صالحی که به او اختیارصدورگواهی مبدأ داده شده است، صریحاً گواهی می کند کالاهایی که گواهینامه مربوط به آن ها می شود، درکشورمعینی به وجودآمده است. این گواهی ممکن است همچنین حاوی یک اظهارنامه از طرف سازنده، تولید کننده، تهیه کننده، صادرکننده یا سایر اشخاص صلاحیتدار باشد»
گواهی مبدأ در ایران توسط اتاق بازرگانی و صنایع و معادن ایران صادر می گردد و دارای مشخصات زیر می باشد:
•    عنوان گواهی مبدأ
•    نام کشور سازنده کالا
•    نام کشورو اتاقی که گواهی مبدأ راصادر کرده است
•    فرستنده یا فروشنده کالا
•    وسیله حمل و نقل
•    تعداد اقلام کالا
•    علائم و تعداد بسته ها
•    شماره و نوع بسته بندی
•    شماره و تاریخ فاکتور
•    گواهینامه توسط مقام صادر کننده گواهی کننده
•    محل وتاریخ و مهرو امضاء مقام مسئول گواهی کننده

بیمه نامه
بیمه نامه سندی است که توسط شرکت بیمه به درخواست بیمه گذار برای پوشش خطراتی که موردنظر است در مقابل پرداخت حق بیمه صادرمی گردد. بنابراین بیمه، قراردادی است که به موجب آن بیمه گر متعهد می گردد درازای دریافت وجه یا حق بیمه از بیمه گذار یا ذی نفع کالای موضوع بیمه رادر مقابل وعوع حوادث احتمالی بیه نموده و خسارت یا غرامت او را به میزان مبلغ  بیمه شده درمدت معینی جبران نماید.
بیمه نامه حاوی اطلاعت زیر است:
•    شماره بیمه نامه
•    تاریخ صدور
•    محل صدور
•    مشخصات کالای بیمه شده
•    شماره و تاریخ پروفرما
•    شماره اعتبار اسنادی
•    مبدأ بارگیری
•    مقصد تخلیه کالا
•    نوع بسته بندی
•    وسیله حمل
•    و…..

مجوز ثبت سفارش
این مجوزبه استناد فرم درخواست ثبت سفارش که توسط بخش معاونت بازرگانی خارجی وزارت بازرگانی دراختیارمتقاضیان واردات کالا قرار می گیرد، پس از تکمیل اطلاعات مورد نظرو ضمیمه نمودن پرفرما به آن وبا طی مراحل و اخذ مجوزهای قانونی جهت واردات کالا مورد نظرصادر می گردد.
فرم ثبت سفارش پرنشده فاقد ارزش بوده و برگ عادی تلقی می گردد که پس از تکمیل مشخصات متقاضی کالا از روی مندرجات پروفرما توسط وی و اخذ مجوزهای لازم وبررسی کارشناسی و ممهورنمودن مهر مخصوص و امضاء کارشناس ودرج شماره 8 رقمی ثبت سفارش که ردیابی آن با این شماره امکان پذیراست، فرم ثبت سفارش دارای ارزش و اعتبار می گردد و طبق ماده 8 قانون مقررات صادرات و واردات به آن مجوز ورود با مجوز ثبت سفارش نیز گفته می شود.
برگه درخواست ثبت سفارش از 5 قسمت تشکیل شده است:
1.    مشخصات وهویت درخواست کننده شامل نام کامل متقاضی، شماره شناسنامه، شماره کارت بازرگانی ، نوع فعالیت، آدرس و…..
2.    مشخصات ثبت سفارش کالا شامل نام فروشنده، کشورتولید کننده، نام ومشخصات کالا، شماره تعرفه، ارزش کالا، شماره پروفرما، تاریخ پروفرما، نوع معامله، نوع ثبت سفارش، نوع قراردادو….
3.    مشخصات ثبت سفارش حمل شامل نام شرکت حمل کننده، کشورذی نفع، وسیله حمل، نوع بسته بندی، کشور مبدأ حمل، محل بارگیری، مرزورودی ، گمرک مقصدو….
4.    قسمت مربوط به مجوز دهندگان ورود کالا که اطلاعاتی نظیرنام وزارتخانه، نام و مشخصات کالا، میزان کالا، ارزش کالا، اعتبارموافقتنامه، محل تمدید مجوز و…. درج می شود.
5.    قسمت مربوط به بخش تخصیص دهنده ارز که شامل مبلغ ارز، محل سهمیه ارزی، کد تخصیص ارز، محل سهمیه ارزی، کد تخصیص ارز، نوع ارز، محل امضاء ومهرو ….. می باشد.
درظهر برگ ثبت سفارش نیز شرح اختصاصی کلا با ذکرشماره فنی، مقدار و مبلغ قوب کالا ( FOB) هزینه حمل کالا، مبالغ ارزی کالاو… تکمیل ودر قسمت چپ آن نیزمجوز وزارت بازرگانی با قید میزان ارز خارجی تأیید می گردد وتوسط دفتر ثبت سفارشات وزارت بازرگانی با تعیین نوع ارز و تاریخ صدور و اعتبار این مجوز ممهور به مهر خاصی( معمولاً مهر بیضی شکل) می گردد و سپس دردفاتر مربوطه ، مراتب صبت ودریف دفتر و تاریخ آن دربالای صفحه اول درخواست ثبت سفارش به عنوان شماره مجوز ثبت قید و متعاقب آن متقاضی جهت انجام تشریفات گشایش اعتبار به بانک ارزی مربوطه مراجعه می نماید.
ضمناً متن پروفرما نیز به مهر ثبت سفارش وزارت بازرگانی ممهور می گردد.

کارت حق العمل کاری (ترخیص کاری )
حق العمل کارگمرکی ( Customs Broker) به شخص اعم از حقیقی یا حقوقی اطلاق می شود که تشریفات گمرکی متعلق به شخص دیگری را به وکالت از طرف وی درگمرک انجام دهد.
وفق مفاد آئین نامه اجرایی قانون امور گمرکی مصوب هیچ شخصی بعنوان حق العمل کاردرگمرک پذیرفته نمی شود مگراینکه پروانه مخصوص آن را از گمرک تحصیل نموده باشد. پروانه حق العمل کاری در گمرک به اشخاصی داده می شود که دارای کارت بازرگانی بوده وحائز شرایط خاص وپذیرفته شدن درآزمون مربوطه سالیانه گمرک می باشند. مدت اعتبارپروانه حق العمل کاری یکسال از تاریخ صدور بوده و وفق شرایطی قابل تمدید برای سال های بعد نیز می باشد. به استناد پروانه حق العمل کاری کارتی تحت عنوان کارت حق العمل کاری از طرف گمرک ایران صادر می گردد. کارت حق العمل کاری همانند کارت بازرگانی به قطع جیبی بوده و علاوه بردارا بودن عنوان کارت حق العمل کاری و نام گمرک صادر کننده، شماره کارت بازرگانی ،شماره پرونده، مدت اعتبار، نام دارنده کارت (اگربنام شرکت باشد نام شرکت و نام مدیریت آن ) و با دارا بودن عکس دارنده کارت و ممهور به مهر دفترواردات گمرک ایران و مهر و امضاء مدیرکل دفتر مزبور می باشد و صفحه بعدی آن تمدیدهای سالیانه تاچهارسال وجود دارد. لذا هرکارت حق العمل کاری اعتباری 5 ساله داشته و پس از انقضاء سال اول برای چهار سال بعد بطور سالیانه و رعایت شرایط خاص و موافقت گمرک قابل تمدید می باشد وپس از5 سال کارت حق العمل کاری بایستی تعویض وکارت جدیدی جایگزین آن شود.

کارت بازرگانی
طبق ماده 3 قانون مقررات صادرات و واردات ایران، مبادرت به امر صادرات و واردات کالا به صورت تجاری مستلزم داشتن کارت بازرگانی است که توسط اتاق بازرگانی و صنایع و معادن ایران صادر و به تأیید وزارت بازرگانی می رسد.
کارت بازرگانی ممکن است برای اشخاص حقوقی یا حقیقی که رشته فعالیت آنها مرتبط با امور بازرگانی ( از جمله حق العمل کاری) می باشد صادر شود.در این کارت جهت اشخاص حقوقی اطلاعاتی بشرح زیرثبت می گردد.
•    نام شرکت
•    نوع شرکت
•    شماره و محل ثبت شرکت
•    تاریخ تأسیس شرکت
•    شماره و تاریخ اظهارنامه ثبتی( ثبت شرکت ها)
•    ملیت شرکت
•    نوع مالکیت شرکت( خصوصی، تعاونی)
•    میزان سرمایه
•    نام کامل دارنده کارت
مشخصات سجلی دارنده کارت و آدرس و تلفن شرکت و مهر امضاء شعبه اتاق بازرگانی و صنایع و معادن ایران علاوه براطلاعات
مذکوردرصفحات دیگر کارت بازرگانی اطلاعاتی از جمله:
•    شماره کارت عضویت
•    رشته فعالیت ( واردات، صادرات و غیره)
•    تاریخ صدور کارت
•    تاریخ انقضاء
درکارت بازرگانی که بشکل دفترچه ای به قطع جیبی است، باید نمونه امضاء دارنده کارت نیز درآن درج گردد.
کارت بازرگانی بنا به دلایلی از جمله انقضاء مهلت و یا وسیله تخلفات تجاری ازجمله تخلفات گمرکی ، قاچاق و…. توسط گمرک و یا اتاق بازرگانی و صنایع و معادن لغو می گردد.

وکالت نامه
وکالت نامه سندی است که به موجب آن شخصی اعم از حقیقی یا حقوقی تحت عنوان موکل اختیارات خاصی را به شخص یا اشخاص دیگری اعم از حقیقی یا حقوقی تحت عنوان وکیل واگذارنماید.
وکالت نامه به مدرکی اطلاق می گردد که صاحب کالا به موجب آن برای نماینده خود یا به یک حق العمل کار( ترخیص کار) اختیار ترخیص کالا از گمرک را بدهد این مدرک باید رسمی، ثبتی و کتبی باشد. بنابراین درمواردی که مراجعه کننده به گمرک غیرازفردی که به عنوان صاحب کالا تلقی می گردد باشد باید وکالت نامه رسمی وثبتی ارائه نماید مگراینکه صاحب کالا سازمان دولتی و یا سازمان های وابسته به دولت باشد که دراین مواقع معرفی نامه رسمی سازمان یا سازمان های وابسته به دولت با امضاء مجاز، جهت ارائه به گمرک کافی می باشد.
دروکالت نامه می بایست موارد زیر درج شود:
•    تاریخ صدور و شماره ثبت دردفتر رسمی
•    مهرو امضاء مجاز دفترخانه
•    اطلاعات سجلی و آدرس محل اقامت یا کارموکل
•    اطلاعات سجلی و آدرس وکیل
•    محدوده و مورد وکالت
•    مدت اعتباروکالت نامه
•    و….

گواهی بازرسی
گواهی بازرسی یا گواهی سوریانس ( بازرسی کالا) سندی است که توسط یکی از شرکت های بازرسی کننده بین المللی صادرمی شود. دربازرگانی بین المللی که طرفین داد و ستد ساکن کشورهای مختلف می باشند ودر اکثرمعملات کالا نیز از کشور ثالثی بارگیری و حمل می شود، قاعدتاً خریدار قبل از وصول کالا نمی تواند از انطباق مشخصات کمی و کیفی و سایرخصوصیات کالا با قرارداد فروش اطمینان حاصل نماید. بنابراین پس ازجنگ جهانی دوم برای پاسخگویی به این نیاز تجارت جهانی و برطرف کردن این نقیصه و کمک به رشد تجارت بین المللی و دادن اطمینان بیشتر به طرفین داد وستد به ویژه وارد کنندگان، شرکت های بازرسی کننده بین المللی پا به عرصه تجارت جهانی گذاشتند ودرکنار فورواردرها، بانک ها، شرکت های بیمه و شرکتهای حمل و نقل جاگرفتند و به عنوان چشم و گوش و امین و به عبارتی بازوی فنی وارد کنندگان کالا معرفی گردیدند.
بنابراین دراین مواقع بازرسی قبل از حمل PRE  SHIPMENT  INSPECTIONیا به اختیار PSIدرتجارت بین المللی مطرح می شود. خریدارفقط ازطریق این سند است که می تواند اطمینان حاصل نماید، کالای تحویل داده شده به متصدی حمل ونقل یا شرکت کننده از لحاظ می و کیفی و سایر مشخصات با قرارداد فروش انطباق دارد. بازرسی ممکن است اززمان بسته بندی شروع ودرحین بسته بندی تا موقع بارگیری برای حمل به مقصد ادامه یابد ولی معمولاً بازرسی از بسته های آماده جهت صدور انجام گرفته و سپس گواهی بازرسی صادرمی شود.
گواهی های بازرسی انواع متعددی دارند:
1.    گواهینامه بازرسی که نشان دهنده انطباق کالا با سفارش با انجام ارزیابی و قضاوت و همچنین ارزیابی برگه نتایج آزمون می باشد.
2.    بازرسی قبل ازحمل
3.    گواهی تأیید قیمت (این سند به معنی تأیید قیمت کالا توسط شرکت بازرسی معتبراست.)
4.    گواهی کیفیت و کمیت و بسته بندی
5.    تأییدیه انطباق (سندی است که براساس آن یکی از شرکت های بازرسی یا مسئول کنترل کیفیت واحد تولیدی و یا مدیرعامل واحد تولیدی اظهارنامه عرضه کننده کالا را تأییدمی کند.)
6.    و………
برخی اسناد و فرم ها نیز وجود دارد که استاندارد بودن کالا توسط عرضه کننده و یا تولید کننده به موجب آن تأیید می شود و ممکن است با نظرخریداربه تأیید شرکت های بازرسی نیز برسد وحسب مورد از طرف سازمان استاندارد از وارد کننده یا صاحب کالا درخواست شود.
1.    اظهارنامه عرضه کننده
2.    اظهارنامه تولید کننده
3.    برگه نتایج آزمون

لازم به توضیح است ، درصورتی که واردات قطعی کالا از طریق سیستم بانکی صورت پذیرد، اسنادی نظیراعلامیه فروش یا تامین ارز، مجوز تقاضای گشایش اعتبار برای کالاهای وارداتی (L/C) نیز ضمن اظهارنامه واردات کالا به گمرک ارائه می گردد.